Dokumentation zu Brief.STY

Gundolf Frank^{1} 7. März 1994

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Tel.:  ++49 (0)241/532520
E-Mail: Gundolf Frank@AC.maus.de

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung 5

2. Allgemeine Variablen und Befehle 6 2.1 \begin{letter} . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.2 \end{letter} . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.3 \opening oder \anrede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.4 \closing oder \gruss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.5 \ps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.6 \cc oder \kopiean . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.7 \encl oder \anlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.8 \greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. Persönliche einmalige Einstellungen 9 3.1 \@myref und \myref oder \meinzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.2 \bilddateiname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.3 \unterschriftdateiname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.4 \dateinameadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.5 \fromsig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.6 \fromname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.7 \fromstreet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.8 \fromlocation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Inhaltsverzeichnis

3.9 \fromaddress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.10 \telephonnum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.11 \fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.12 \email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.13 \precode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.14 \bankname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.15 \blz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.16 \ktonr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4. Im Brief zu definierende Variablen und Befehle 13 4.1 \@yref und \yref oder \ihrzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 4.2 \@ymail und \ymail oder \ihrnachrichtvom . . . . . . . . . . . . . . . 13

5. Sprachabhängige Variablen 14 5.1 \myrefname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.2 \yrefname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.3 \ymailname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.4 \subjectname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.5 \myrefname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.6 \anredekurzo∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.7 \anredeo∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.8 \anredekurz∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.9 \anredea∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.10 \grusskurz∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5.11 \gruss∗ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6. Serienbrieffunktion 16 6.1 Adressbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Inhaltsverzeichnis

6.2 Aufruf und Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6.2.1 Beispiele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 7. Geschichte 22 A. Literaturverzeichnis 23 B. Stichwortverzeichnis 24

1. Einführung

Der Brief-Style ist eine Mischung aus dem orginal Letter-Style von Leslie Lamport, den Erweiterungen von Helmut Kopka aus [1]. Da ich immer noch einige Sachen vermißte, habe ich diese erweitert. Am meisten störte mich, daß der ”Luxus“ einer Adressverwaltung mit Serienbrieffunktion unter TEX noch nicht verwirklicht worden ist. Dies konnte doch jedes andere popelige Textverarbeitungsprogramm^{1}, also hatte ich mir eingebildet, daß TEXdies auch können mußte. Und so ist dann dieser Style entstanden.

Da es viele geben wird, die zwar die Serienbrief- und Adressbuchfunktion mögen, aber die ganzen anderen Funktionen nicht mögen, habe ich die Serienbrieffunktion noch in einen eigenen Style eingepackt. Dieser heißt ”Serienbr.STY“.

Nun viel Spaß beim Briefeschreiben -mit oder ohne meinen Brief-Style!

Gundolf Frank

1

Ich weiß, daß TEX keine Textverarbeitung ist, sondern ein Textsatzsystem; trotzdem wird es von

vielen -auch von mir- als Ersatztextverarbeitung benutzt.

2. Allgemeine Variablen und Befehle

2.1 \begin{letter}

Syntax: \begin{letter}[Suchkriterum]{Adressat}

Markiert den Beginn eines Briefes an Adressat und beginnt eine neue Seite

2.2 \end{letter}

Syntax: \end{letter}

Markiert das Ende eines Briefes

2.3 \opening oder \anrede

Syntax: \opening[Abkürzungen]{Name} Syntax: \anrede[Abkürzungen]{Name}

Die beiden Befehle ”\anrede” oder ”\opening“ haben die selbe Funktion. Sie setzen die Anrede über dem Brief. Im Namen kann entweder der ganze Text stehen, wenn keine Abkürzung angegeben ist, oder nur der Vor- oder Nachname. Wenn keine Abkürzung angegeben ist, können die eckigen Klammern wegfallen.

Folgende Abkürzungen stehen zur Auswahl:

Anrede  und dazugehörige Grußformel
sgdh Sehr geehrte Damen und Herren, Mit freundlichen Grüßen
l  Liebe ”Name“,  Mit ♡-lichen Grüßen
lr  Lieber ”Name“,  Mit ♡-lichen Grüßen
ls  Liebes ”Name“,  Mit ♡-lichen Grüßen
sgh Sehr geehrter Herr ”Name“,  Mit freundlichen Grüßen
sgf Sehr geehrte Frau ”Name“,  Mit freundlichen Grüßen
sgH Sehr geehrte Herren,  Mit freundlichen Grüßen
sgF Sehr geehrte Damen,  Mit freundlichen Grüßen
sgs Sehr geehrtes ”Name“,  Mit freundlichen Grüßen
leer ”Name“  Mit freundlichen Grüßen

In Zusammenarbeit mit dem Adressbuch werden die Anrede entsprechend dem Geschlecht und dem Kontakt gesetzt:

Geschlecht Kontakt Anrede
w  herzlich Liebe ”Name“,
formal Sehr geehrte Frau ”Name“,
m  herzlich Lieber ”Name“,
formal Sehr geehrte Frau ”Name“,
n  Sehr geehrte Damen und Herren,

2.4 \closing oder \gruss

Syntax: \closing{Text} Syntax: \gruss{Text}

Die beiden Befehle ”\gruss” oder ”\closing“ haben die selbe Funktion. Sie setzen den Abschlußgruß unter den Brief. Wie schon bei ”\anrede“ oder ”\opening“ können auch hier wieder Abkürzungen eingegeben werden. Sie werden anstatt des Textes plaziert.

mfg  Mit freundlichen Grüßen
mHg Mit ♡-lichen Grüßen
mhg Mit herzlichen Grüßen
al  Alles Liebe
mvdiv Mit vielem Dank im voraus

2.5 \ps

Syntax:\ps

Setzt ein Postskriptum

2.6 \cc oder \kopiean

Syntax:\cc{Text} Syntax:\kopiean{Text}

Setzt eine Verteilerliste (Einträge durch \\ abgetrennt)

2.7 \encl oder \anlagen

Syntax:\encl{Text} Syntax:\anlagen{Text}

Setzt eine Anlagenliste (Einträge durch \\ abgetrennt)

2.8 \greetings

Syntax: \def \greetings{Text}

In dieser Variable steht entweder die unter Punkt 2.4 auf Seite 7 genannten Abkürzungen oder eine ausgeschriebene eigene Grussformel. Diese Variable dient eigentlich für die Bestimmung der Grussformel bei Serienbriefen.

3. Persönliche einmalige Einstellungen

Die hier beschriebenen Einstellungen werden einmalig in ”Briefini.TEX“ eingestellt.

3.1 \@myref und \myref oder \meinzeichen

Syntax: \def \@myref{Text} Syntax: \myref{Text} Syntax: \meinzeichen{Text}

Hier wird das Kürzel des Absenders geschrieben.

3.2 \bilddateiname

Syntax: \def \bilddateiname{Text}

Wenn ein Bild für die rechte obere Ecke vorhanden ist, wird er in diese Variable gespeichert. Ist hier keiner eingetragen, bleibt auch die obere Ecke weiß. Das Bild muß mit BM2Font^{1} umgewandelt worden sein. Z.B. existiert das Bild Logo.PCX als PCX-Datei. Dann wird dies mit BM2Font mit

      BM2Font -fBilddateiname.pcx
              -hAufl\"osungX
              -vAufl\"osungY
              -mSollbreite
              -nSollh\"ohe

und auf das Beispiel bezogen:

      BM2Font -fLogo.pcx -h360 -v360 -m15mm

Dies erzeugt die Dateien Logo.TEX, LogoA.TFM, LogoA.PK. Es können jedoch auch weitere *.TFM und *.PK, wenn das Bild zu groß ist, um in einen Zeichensatz zu passen. Dies werden dann mit LogoB.TFM bzw LogoB.PK usw. benannt.

1siehe auch die Anleitung zu BM2Font

3. Persönliche einmalige Einstellungen

3.3 \unterschriftdateiname

Syntax: \def \unterschriftdateiname{Text} Wenn eine eingescannte und wie bei Kapitel 3.2 umgewandelete Unterschrift vorhanden ist, wird dies hier eingetragen. Sobald die Variable leer ist, wird keine Unterschrift gedruckt.

3.4 \dateinameadresse

Syntax: \def \dateinameadresse{Text} Dateiname, aus der die Adressen genommen werden sollen.

3.5 \fromsig

Syntax: \def \fromsig{Text} Der Inhalt der Variable wird unter die Unterschrift bzw. den Platz der dafür vorgesehen ist, gesetzt.

3.6 \fromname

Syntax: \def \fromname{Text} Text der rechts oben auf dem Briefkopf erscheint.

3.7 \fromstreet

Syntax: \def \fromstreet{Text} In Text steht die Straße der Absenderadresse.

3.8 \fromlocation

Syntax: \def \fromlocation{Text}

3. Persönliche einmalige Einstellungen

… und der Ort.

3.9 \fromaddress

Syntax: \def \fromaddress{Text} … und nochmal die komplette Adresse. Sie besteht meistens aus \fromname, \fromstreet, \fromlocation.

3.10 \telephonnum

Syntax: \def \telephonnum{Text} … und Absendertelefonnummer.

3.11 \fax

Syntax: \def \fax{Text} … und die Faxnummer.

3.12 \email

Syntax: \def \email{Text} … und die E-Mail-Adresse.

3.13 \precode

Syntax: \def \precode{Text} … Vorwahl für Absendertelefon- und Faxnummer.

3. Persönliche einmalige Einstellungen

3.14 \bankname

Syntax: \def \bankname{Text} Name der Bank, bei der der Absender sein Konto hat.

3.15 \blz

Syntax: \def \blz{Text} … und deren Bamkleitzahl.

3.16 \ktonr

Syntax: \def \ktonr{Text} … und zuletzt die Kontonummer.

4. Benutzerdefinierte Variablen und Befehle, die im Brief gesetzt werden

4.1 \@yref und \yref oder \ihrzeichen

Syntax: \def \@yref{Text} Syntax: \yref{Text}

Syntax: \ihrzeichen{Text}

4.2 \@ymail und \ymail oder \ihrnachrichtvom

Syntax: \def \@ymail{Text} Syntax: \ymail{Text} Syntax: \ihrnachrichtvom{Text}

5. Sprachabhängige Variablen in Briefini.TEX

An diesen Variablen braucht normalerweise nichts eingestellt zu werden.

5. Sprachabhängige Variablen

5.1 \myrefname 5.2 \yrefname 5.3 \ymailname 5.4 \subjectname 5.5 \myrefname 5.6 \anredekurzo∗ 5.7 \anredeo∗ 5.8 \anredekurz∗ 5.9 \anredea∗ 5.10 \grusskurz∗ 5.11 \gruss∗

6. Serienbrieffunktion

Serienbrief [2] Teilgebiet: Textverarbeitung und Büroautomation Synonym: Massenpost

Serienbriefe werden erstellt, wenn an unterschiedliche Personen ähnliche Informatioenen übermittelt werden sollen. Dabei sind von Brief zu Brief nur geringe Unterschiede (z.B. die Anrede und Adresse) vorhanden. Der Vorgang des Einlesens der Werte in die Briefe wird Mischen genannt.

Richter

6. Serienbrief funktion

6.1 Adressbuch

Für eine Serienbrieffunktion sollte ein Adressbuch vorhanden sein, aus dem die Adressen herausgesucht werden. Diese sehen beim Style ”Serienbrief“ und beim Style ”Brief“ gleich aus. Hier ein Beispiel:

---
Mustermann
Marcus
Karl \& Sohn GmbH
Buchhaltung
Teststr.1
04711 Duftstadt
0815/47\,11
0815/47\/12
Marcus_Mustermann@K.maus.de
Marco
10.06.57

m
herzlich
---
Mustermann
Brigitte

Teststr.2
0815 Duftstadt
0815/12\,15

Biggi
10.11.23

w
herzlich

usw.

Neue Adressen fangen immer mit ”– – –“ an.

Jede Adresse hat folgende Einträge:

---
Nachname
Vorname
Firmenname
Abteilung
Strasse
Ort
Telefonnummer
Faxnummer
E-Mailadresse
Cosename
Geburtsdatum
Zusatz 1
Zusatz 2
Geschlecht
Kontakt

Die meisten Begriffe erklären sich von selbst. Hier noch einige Ergänzungen:

• Nachname: Wenn unter ”Firma“ etwas eingetragen ist, kommt in der Anschrift ”z.H.“ hinzu.

• Abteilung: Wenn dieser Eintrag ausgefüllt wird, wird in der Anschrift dieser unter der Firma mit dem Zusatz ”Abteilung “ ausgegeben.

• Cosenamen: Wenn unter ”Kontakt“ ”herzlich“ eingetragen ist, wird bei der Anrede nicht der Vorname, sondern der Cosename eingetragen. Ist dieser leer, wird der Vorname genommen.

• Zusatz 1:

Hat bisher keine Funktion. Kann daher für eigene Zwecke benutzt werden, z.B. Faxnummer.

• Zusatz 2:

Hat bisher keine Funktion. Kann daher für eigene Zwecke benutzt werden.

• Geschlecht Wie der Name schon sagt, ist dieser Eintrag für die Unterscheidung des Geschlechtes: ”w“ weiblich ”m“ männlich

”n“ neutral

• Kontakt Hiermit wird das Verhältnis zwischen Briefschreiber und Empfänger angegeben:

– ”herzlich“ Es wird eine persönliche Anrede und Grussformel angegeben, z.B. ”Liebe Biggi“ und ”Mit ♡-lichen Grüßen“.

– ”formal“ Es wird eine unpersönlichere Anrede und Grussformel angegeben, z.B. ”Sehr geehrte Frau Mustermann“ und ”Mit freundlichen Grüßen“.

Zwischen dem letzten Eintrag einer Adresse (Kontakt) kann noch beliebiger Text folgen. Wichtig ist nur, daß die nächste Adresse mit ”– – –“ anfängt.

Die verschiedenen Felder stehen im Text auch zur Verfügung. Sie werden über folgende Variablen aufgerufen:

\nachname
\vorname
\firma
\abteilung
\strasse
\ort
\tel
\fax
\email
\cosename
\geburtsdatum
\paraer
\parazw
\geschlecht
\kontakt

Beispiel 1: Im Feld \paraer soll die 2.Telefonnummer stehen. Wenn nun eine 2. Nummer vorhanden ist, soll dies im Text stehen.

\ifx\paraer\empty
  Ein 2. Telefonanschlu\3 ist nicht vorhanden.
\else
  Ein 2. Telefonanschlu\ss{} ist unter der Nummer \paraer zu erreichen.
\fi

Beispiel 2: Bei den Briefen soll unterschieden werden, ob die angesprochene Person ge”sie“st wird.

\def\test{herzlich}
Wenn
\ifx\kontakt\test
  Du
\else
  Sie
\fi
morgen kommen
\ifx\kontakt\test
  k"onntest,
\else
  k"onnen,
\fi
w"urde ich mich sehr freuen.

Durch diese Abfragen sind natürlich sehr indviduelle Briefe möglich. Es sieht zwar sehr kompliziert aus, ist aber ein sehr mächtiges Werkzeug für Serienbriefe. Weiteres aber unter Kapitel 6.2 auf Seite 20.

6.2 Aufruf und Funktion

Syntax: \serienbrief[Suchkriterium]{Suchtext}

Folgende Suchkriterien stehen zur Verfügung:

Nachname  für die Suche in \nachname
Vorname  für die Suche in \vorname
Firma  für die Suche in \firma
Abteilung  für die Suche in \abteilung
Straße  für die Suche in \strasse
Ort  für die Suche in \ort
Telefonnummer für die Suche in \tel
Faxnummer für die Suche in \fax
E-Mail  für die Suche in \email
Cosename  für die Suche in \cosename
Geburtsdatum für die Suche in \geburtsdatum
Zusatz 1  für die Suche in \paraer
Zusatz 2  für die Suche in \parazw
Geschlecht  für die Suche in \geschlecht
Kontakt  für die Suche in \kontakt

Suchtext kann jede beliebige Zeichenfolge sein, die in dem Suchkriterium vorkommen soll. Mit der Variable \greetings kann die Abschlußgrußformel gesetzt werden. Siehe dazu auch unter Kapitel 2.4 auf Seite 7 und Kapitel 2.8 auf Seite 8.

6.2.1 Beispiele:

\serienbrief[Geschlecht]{w} schreibt einen Brief mit dem Text \text an alle Frauen, die in der Adressdatei stehen. \serienbrief{Frank} schreibt einen Brief mit dem Text \text an alle die den Nachnamen ”Frank“ haben.

7. Geschichte

• \underline{2.3.94} 0.53β Kleinere Änderungen: Schriftgröße 10pt jetzt auch möglich. Bei Serienbriefen kann jetzt auch ein eigene Grußformel gesetzt werden. Faxnummer und E-Mailadresse ist jetzt in der Adressenliste hinzugekommen. In der Adressendatei brauchen nicht mehr die % hinter jeder Zeile erscheinen.

• \underline{28.2.94} 0.52β Kleinere Änderungen: Bei Kontakt kann jetzt nur noch ”m“, ”w“, ”n“ angegeben werden. Ungewollte Kontrollausgabe bei Serienbrief ist weggefallen. Fehler bei nicht angegebenen Nachnamen behoben.

Erste Version der Anleitung.

Die Serienbrieffunktion gibt es nun auch einzeln, um sie auch mit anderen Letter-Styles zu benutzen.

• \underline{26.2.94} 0.51β Kleinere Änderungen: Seitenlänge wird bei der Angabe der vollen Adresse in der Fußzeile angepaßt. Neu: Bei der Faxoption wird jetzt in der Statuszeile die Gesamtseitenzahl angegeben.

• \underline{24.2.94} 0.50β Erste offizelle Betaversion Neu: Serienbrieffunktion

• \underline{15.1.94} 0.4β Interne Version Neu: Adressbuchfunktion

• \underline{20.10.92} 0.1β Interne erste Version

A. Literaturverzeichnis

[1] Helmut Kopka. LaTEX- Eine Einführung. Addison-Wesly GmbH, 4. edition, 1992.

[2] Prof.Dr.Hans-Jochen Schneider. Lexikon der Informatik und Datenverarbeitung. R. Oldenbourg Verlag GmbH, 2. edition, 1986.

B. Stichwortverzeichnis

Serienbrief, 11