Comptabilité d’association

# Chapitre 19 Comptabilité d’association

## 19.1 Introduction à la comptabilité d’association

Si vous gérez les comptes d’une association, vous avez déjà constaté que les opérations enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent pas complètement la totalité de vos mouvements financiers. En effet, en plus des dépenses de fonctionnement réglées directement sur ce compte, la majorité de vos opérations consiste souvent en remises de chèques ou d’espèces, et en remboursements de frais engagés par les adhérents.

Pour avoir une comptabilité claire et précise, il importe d’une part de pouvoir enregistrer les opérations avec le bon tiers, d’autre part de pouvoir vérifier que les remboursements sont bien faits. Pour cela, en plus des Comptes bancaires, vous pouvez gérer des Comptes d’attente, pour des achats à rembourser à vos adhérents ou pour des remises de chèques ou d’espèces, des Comptes d’avances, pour les avances que vous recevez et celles que vous consentez, et des Comptes de caisse pour les opérations en espèces. Tous ces types de comptes sont présentés en détail dans la section 7.7, Types de comptes de Grisbi.

Grisbi vous permet aussi de créer des «tiers virtuels », qui simplifient énormément la saisie de nombreuses opérations similaires telles que les versements de cotisation (voir l’option Considérer les tiers de ce rapport comme un tiers virtuel dans la section 21.4.1, Généralités).

Selon la taille de l’association, son statut fiscal ou divers aspects, sa comptabilité peut être soumise à certaines obligations légales. Vous aurez avantage à consulter des guides de comptabilité d’association, qui donnent des exemples complets de gestion d’association, par exemple le Guide pratique & complet des associations, Pierre Ratelade, Top éditions Paris, 1999, 220 pages, ISBN : 2-8773-1168-6, ainsi que des sites Internet relatifs au cadre des associations et du Plan Comptable : par exemple :

- Plan Comptable Général ;
- Plan de Comptes ;
- La maison des associations loi 1901 ;
- la page «Comment compter » sur le Site officiel des Associations ;
- le Plan Comptable Général sur le site Compta On Line.

Vous pouvez donc gérer votre association de deux manières différentes :

- si votre association n’est pas soumise à l’obligation d’utiliser le plan comptable, vous la gérerez comme bon vous semble, d’une manière simple, proche d’une comptabilité personnelle : consultez la section 19.2, Comptabilité d’association simple, qui donne deux exemples détaillés ; et de toute façon, vous pouvez aussi utiliser le cadre du Plan Comptable si cela vous est utile ou nécessaire ;
- si votre association est soumise à l’obligation d’utiliser le Plan Comptable, consultez la section 19.3, Comptabilité d’association et de petite entreprise avec plan comptable, qui donne les premiers éléments pour démarrer la comptabilité d’une association conformément aux règles légales.

## 19.2 Comptabilité d’association simple

Cette section vous propose d’aborder une comptabilité simple à travers deux exemples. Les dépenses de fonctionnement étant des opérations très simples, ces exemples s’attachent surtout à expliciter les remises de chèques et les remboursements de dépenses faites par vos adhérents. Cela pourra sans doute vous paraître compliqué, mais ils montrent la bonne façon d’avoir une comptabilité d’association rigoureuse.

Nous considérons pour ces exemples que les exercices et imputations budgétaires ne sont pas renseignés.

Imaginons que vous soyez le trésorier de l’A.P.P.P.P., l’Amicale des Pauvres Poivrots Privés de Pinard…

### 19.2.1 Premier cas de figure

Votre adhérent Hector Boyau achète un tire-bouchon atomique pour le compte de l’association. Cette dépense est réellement à imputer dans la comptabilité de l’association. Il importe donc de l’enregistrer avec le tiers et la catégorie réels. Saisissez les opérations suivantes :

1. achat du tire-bouchon atomique par Hector Boyau :
   - sur le compte d’avances,
   - Débit : 20 euros,
   - Tiers : Les cavistes du Commerce et de la Gare réunis,
   - Catégorie : Achats : Petit matériel,
   - Remarques : Achat d’un tire-bouchon atomique par Hector Boyau ;
   L’achat est passé avec le tiers réel et la catégorie réelle. Le compte d’avances est débiteur, donc l’association doit de l’argent à quelqu’un.
2. remboursement à Hector Boyau par chèque :
   - sur le compte bancaire,
   - Débit : 20 euros,
   - Tiers : Régularisation d’avances,
   - Catégorie : Virement : Compte d’avances,
   - Remarques : Remboursement du tire-bouchon atomique à Hector Boyau.

Le tiers Hector Boyau n’a fait que servir d’intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction. Le compte d’avances revient à zéro, donc l’association n’a plus de dette. Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 20 euros.

Faites ensuite un rapprochement dans le compte d’avances, dont le solde sera égal au solde précédent du compte (le total des sorties étant égal à celui des entrées, le solde reste identique).

### 19.2.2 Deuxième cas de figure

Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles et en cubitainers, que vous leur revendez à prix coûtant. Ces achats ne concernent pas l’association mais constituent plutôt un service rendu aux membres. Vous allez les enregistrer avec le tiers réel mais surtout pas avec la catégorie.

Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d’avances ordinaire pour enregistrer ces achats et ventes. Mais les opérations vont se mélanger avec les autres avances et vous aurez de la peine à distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes un membre très actif de l’association ! Créez donc deux comptes d’avances spécialisés, un compte Pinard en bouteilles et un autre Pinard en cubi.

Soixante bouteilles ont été achetées 180 euros par votre adhérent Hector Boyau à la Coopérative du Père Jutard ; saisissez les opérations comme suit :

1. achat des bouteilles :
   - sur le compte d’avances,
   - Débit : 180 euros,
   - Tiers : Coopérative du Père Jutard,
   - Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles,
   - Remarques : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau ;

   L’achat est passé avec le tiers réel mais avec la catégorie Virement. Le compte d’avances est débiteur, donc l’association doit de l’argent à quelqu’un. Le compte Pinard en bouteilles est créditeur de 60 bouteilles, soit 180 euros.

2. remboursement à Hector Boyau :
   - sur le compte bancaire,
   - Débit : 180 euros,
   - Tiers : Régularisation d’avances,
   - Catégorie : Virement : Compte d’avances,
   - Remarques : Remboursement des 60 bouteilles à Hector Boyau ;

   Le tiers Hector Boyau n’a fait que servir d’intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction. Le compte d’avances revient à zéro, donc l’association n’a plus de dette. Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 180 euros.

3. vente de 5 bouteilles à Yves Remord, réglée par chèque :
   - sur le compte Chèques à encaisser,
   - Crédit : 15 euros,
   - Tiers : Yves Remord,
   - Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles,
   - N° chèque/virement : n°de chèque = 123456,
   - Remarques : 5 bouteilles ;

   L’achat est passé avec le tiers réel mais avec la catégorie Virement. Le compte Chèques à encaisser est créditeur, et le chèque fera partie de la prochaine remise de chèques. Le compte Pinard en bouteilles est débité de 15 euros, il ne reste plus que 165 euros soit 55 bouteilles.

   Lorsque toutes les bouteilles seront vendues, vous n’aurez plus qu’à rapprocher les opérations de cette vente pour les faire disparaître du solde.

4. remise de chèques à la banque :
   - sur le compte Chèques à encaisser,
   - Débit : 15 euros (en réalité plus, à savoir la totalité des chèques à remettre),
   - Tiers : Remise de chèques,
   - Catégorie : Virement : Compte bancaire,
   - Remarques : Bordereau de remise no 17.

   Vous n’aurez plus qu’à rapprocher les opérations de cette remise pour les faire disparaître du solde.

   Si Yves Remord vous avait payé en espèces la démarche aurait été la même mais avec le compte d’espèces et une remise en espèces.

Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 euros, l’opération d’achat aurait été passée en opération ventilée comme suit :

1. achat de 60 bouteilles et 10 cubis :
   - sur le compte d’avances,
   - Débit : 280 euros,
   - Tiers : Coopérative du Père Jutard,
   - Catégorie : Opération ventilée,
   - Remarques : Achat de 60 bouteilles et 10 cubis par Hector Boyau ;
2. détail de la ventilation :
   - opération 1 :
     - Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles,
     - Remarques : Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau,
     - Montant 180 euros ;
   - opération 2 :
     - Catégorie : Virement : Pinard en cubis,
     - Remarques : Achat de 10 cubis par Hector Boyau,
     - Montant 100 euros.
   Les comptes Pinard en bouteilles et Pinard en cubi ont chacun été crédités du montant des achats leur revenant.

Le reste des opérations est identique au premier cas de figure (voir la section 19.2.1, Premier cas de figure).

Maintenant, nous vous proposons un petit exercice, pour vous permettre de voir si vous avez compris le principe : Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu’on ne lui rembourse que 150 euros. Comment enregistrez-vous cela ? Vous trouverez la réponse en fin de chapitre (voir le paragraphe 19.4, Exercice 1).

## 19.3 Comptabilité d’association et de petite entreprise avec plan comptable

Cette section vous donne les premiers éléments pour démarrer la comptabilité d’une association ou d’une petite entreprise conformément aux règles légales. Si cette organisation y est soumise, le trésorier devra obligatoirement utiliser les dispositions légales.

Pour illustrer ce chapitre, un embryon de comptabilité d’association a été créé : le fichier Association_1.0.gsb est disponible soit sur le site de Grisbi dans la rubrique Téléchargement, soit sur le site de Sourceforge.

Note : Grisbi est un logiciel de comptabilité personnelle ; il fait, avant tout, de la comptabilité de trésorerie, mais en réalité, il peut quasiment tout faire et est très capable de faire de la comptabilité d’association ou de petite entreprise ; cependant, selon votre besoin, vous pourriez avoir intérêt à utiliser un logiciel plus spécialisé tel que Gnucash.

Note : ce manuel est le manuel d’utilisation du logiciel Grisbi, et n’est en aucun cas un manuel de comptabilité d’association ou d’entreprise ; veuillez vous reporter aux documents adéquats en cas de besoin.

### 19.3.1 Création d’une comptabilité d’association ou de petite entreprise avec plan comptable

Pour créer votre comptabilité, vous devez créer un nouveau fichier de comptes, spécifique à votre association ou à votre entreprise. Au cours de cette procédure, vous devrez sélectionner obligatoirement une des listes de catégories prédéfinies nommée Plan comptable… (voir la section 3.3, Création d’un nouveau fichier de comptes).

Le plan comptable est l’ensemble des règles d’évaluation et de tenue des comptes d’une entité ; un plan de comptes est une liste ordonnée des comptes.

Vous pouvez consulter le résumé du Plan de comptes. Le premier chiffre représente la classe (de 1 à 8). Les comptes des classes 1 à 5 enregistrent les opérations qui concernent le patrimoine (Comptes de bilan), les comptes des classes 6 et 7 enregistrent les opérations qui concernent l’activité (Comptes de résultat) et la classe 8 regroupe des comptes spéciaux.

Vous pouvez aussi consulter une liste des comptes plus détaillée ici Liste des Comptes. La numérotation est limitée à 5 chiffres, dont le premier correspond à une classe comptable, mais si vous gérez une petite association ou une petite entreprise, une numérotation à 3 chiffres pourra être suffisante.

Les comptes des classes 1 à 5 seront à créer en tant que comptes dans Grisbi au fur et à mesure en fonction des besoins (voir la section 19.3.3, Mouvements entre comptes) ; les comptes des classes 6 et 7 sont à utiliser tels quels dans Grisbi, en tant que catégories : classe 6 pour enregistrer les charges (appelées souvent dépenses), classe 7 pour enregistrer les produits (appelés souvent recettes).

Voici, à titre d’exemple, une liste de comptes couramment utilisés dans une association et une petite entreprise, présentés par classe, avec des comptes à 2 chiffres, et des subdivisions numérotées sur 3 chiffres ou plus :

- 1. Comptes de capitaux—Fonds propres—Emprunts et dettes assimilées (passif) :
  - 10. Fonds associatifs et réserves :
    - 102. Fonds associatifs : il représente l’équivalent du patrimoine pour un compte de particulier ou le capital dans une entreprise ;
  - 11. Report à nouveau ;
  - 12. Résultat ;
- 2. Comptes d’immobilisations (actif) : ils comprennent, au besoin, des biens immobiliers et des biens matériels (matériel de bureau, ordinateurs, véhicules, etc.) ;
- 3. Comptes de stocks (actif) ;
- 4. Comptes de tiers (actif / passif) :
  - 40. Fournisseurs et comptes rattachés (passif) :
    - 401. Fournisseurs divers : vous y enregistrez les factures de fournisseurs divers et les règlements ; à tout instant il représente la dette de l’association envers ces fournisseurs ; vous créerez autant de comptes que nécessaire pour les fournisseurs réguliers, dont vous voulez suivre facilement la dette, et vous les numéroterez 401 TARTEMPION, 401 DURAND, 401 XX, etc. ;
  - 41. Usagers et comptes rattachés (actif) :
    - 411. Clients divers : ceux qui doivent de l’argent à l’association ; numérotez-les 411 XX, 411 YY, etc. ;

      Note : cela peut être tous les adhérents si vous voulez enregistrer dans la comptabilité les appels de cotisations, voire lancer automatiquement ces appels en les programmant dans l’échéancier ; comme cette procédure peut être assez lourde, on se contente souvent d’enregistrer la recette de la cotisation dans le compte de produit adéquat, en mettant le nom de l’adhérent dans le champ Remarques.

      Note : Grisbi vous permet aussi de créer des «tiers virtuels », qui simplifient énormément la saisie de nombreuses opérations similaires telles que ces versements de cotisation (voir l’option Considérer les tiers de ce rapport comme un tiers virtuel dans la section 21.4.1, Généralités).

  - 46. Débiteurs divers et créditeurs divers (actif / passif) ; vous créerez au moins le compte 461 ci-dessous :
    - 461. Président : ce sont les dépenses faites par le président et qui doivent lui être remboursées ; vous créerez de même les comptes 462. Trésorier et 463. Secrétaire ;
  - 47. Comptes d’attente (actif / passif) ; vous créerez au moins le compte ci-dessous :
    - 471. Compte d’attente ;
  - 48. Comptes de régularisation (actif / passif) : vous créerez les comptes ci-dessous pour les utiliser en fin d’exercice :
    - 481. Charges à répartir sur plusieurs exercices,
    - 486. Charges constatées d’avance,
    - 487. Produits constatés d’avance ;
- 5. Comptes Financiers (actif) :
  - 51. Banques, établissements financiers et assimilés, avec les sous-classes suivantes ouvertes pour cet exercice :
    - 5112. Chèques à encaisser,
    - 512. Banque,
    - 514. Banque Postale ;
  - 53. Caisses :
    - 531. Caisse espèces.

Quel que soit le plan de comptes utilisé, vous pourrez supprimer tous ceux dont vous n’aurez pas besoin.

Note : il est fortement recommandé, lors de la création des comptes, de leur donner un solde nul. Par la suite, dans le cas de reprise d’une comptabilité d’un exercice précédent, il vous faudra passer une série d’écritures issues de la Balance générale finale, c’est-à-dire tous les comptes non nuls en fin d’exercice, contre-balancés par le compte 890 (voir la section 19.3.2, Reprise d’une comptabilité dans Grisbi).

Une fois que vous avez créé ce plan comptable, vous pouvez utiliser toutes les autres fonctionnalités de Grisbi (saisies d’opérations, rapprochement, ventilation, échéancier, exercices, états, etc.), décrites dans les autres chapitres de ce manuel, et de la même manière que pour une comptabilité personnelle.

Lorsque vous aurez créé tous les comptes, vérifiez le résultat dans la page d’accueil de Grisbi, puis continuez à utiliser votre nouvelle comptabilité avec les sections suivantes.

> Figure 19.1: Page d’accueil après création de tous les comptes

### 19.3.2 Reprise d’une comptabilité dans Grisbi

Pour reprendre la comptabilité déjà existante de votre association dans Grisbi, procédez comme suit :

1. créez l’exercice de l’année en cours dans votre fichier de comptes (voir la section 15.2, Mise en place des exercices) ;
2. dans le compte 890. Bilan d’Ouverture, débitez de la somme des soldes de tous les comptes créditeurs en passant par une opération ventilée ;
3. dans le compte 890. Bilan d’Ouverture, créditez de la somme des soldes de tous les comptes débiteurs en passant par une opération ventilée.

À titre d’exemple, saisissez les soldes des comptes de bilan à la date du jour de la saisie (théoriquement le 1er jour de l’exercice) :

- un solde bancaire de 300 ;
- un solde de 50 dans la caisse espèces ;
- plusieurs chèques d’un total de 150 à encaisser ;
- un solde du Fonds associatif de 350 ;
- une dette de 80 due au Président pour un achat effectué par lui pour l’association ;
- le résultat de l’exercice précédent de 70.

Note : aucun résultat n’est destiné à rester durablement au compte 12. Résultat, qui devra alors être apuré selon les décisions de l’assemblée générale. En attendant, il peut être facultativement viré au compte 88. Résultat en instance d’affectation.

Une fois ces opérations saisies, le compte 890. Bilan d’ouverture et la page d’accueil devraient se présenter ainsi :

> Figure 19.2: Bilan d’ouverture : reprise des «À nouveaux »

> Figure 19.3: Page d’accueil après bilan d’ouverture

### 19.3.3 Mouvements entre comptes

Les mouvements entre comptes se font comme pour une comptabilité personnelle. Voici quelques exemples d’écritures courantes dans la comptabilité d’une association ou d’une petite entreprise (sans TVA) :

1. facture d’achat ou de frais payée comptant : une seule écriture suffit pour comptabiliser le flux économique et le flux financier ; par exemple, achat de 80 € de carburant auto :
   - sur le compte 514. Banque Postale,
   - Débit : 80 €,
   - Tiers : nom du fournisseur,
   - Catégorie : 606. Achats non stockés de matières et fournitures,
   - Remarques : numéro de la facture ;
2. facture d’achat ou de frais payée à crédit : deux écritures sont nécessaires :
   - pour comptabiliser le flux économique (l’achat) :
     - sur le compte 401. Fournisseurs divers,
     - Débit : 80 €,
     - Tiers : nom du fournisseur,
     - Catégorie : 606. Achats non stockés de matières et fournitures,
     - Remarques : numéro de la facture ;
   - pour comptabiliser le flux financier (le paiement) :
     - sur le compte 514. Banque Postale,
     - Débit : 80 €,
     - Tiers : nom du fournisseur,
     - Catégorie : Virement : 401. Fournisseurs,
     - N° chèque/virement : numéro du chèque ou du virement ;
3. vente au comptant ; sur le même principe, pour une vente dans une petite entreprise non assujettie à la TVA :
   - sur le compte 5112. Chèques à encaisser,
   - Crédit : 80 €,
   - Tiers : nom du client,
   - Catégorie : 707. Ventes de marchandises (par exemple),
   - Remarques : numéro de la facture ;
4. remise des chèques des clients à la banque :
   - sur le compte 514. Banque Postale,
   - Crédit : 80 € (ou plus, avec éventuellement d’autres chèques),
   - Tiers : Bordereau de remise n° xxxx,
   - Catégorie : Virement 5112. Chèques à encaisser.

Maintenant, un autre petit exercice : comment comptabiliser une vente à crédit (3 écritures) ? Vous trouverez la réponse en fin de chapitre (voir le paragraphe 19.4, Exercice 2).

### 19.3.4 Comptabilité analytique

La comptabilité générale classe les charges et les produits par nature. Pour une association, il peut être nécessaire de tenir une comptabilité analytique qui classe recettes et dépenses (charges et produits) par destination ou par fonction. Il y a deux grandes classes :

- la classe Gestion générale, qui permet d’appréhender les frais généraux de l’association ;
- la classe Activités, qui permet d’appréhender les coûts des diverses manifestations organisées.

Dans Grisbi, cette double imputation peut être traitée en utilisant les Imputations budgétaires. Vous numéroterez ces imputations budgétaires en utilisant la classe 9 qui est disponible, et en créant deux blocs de sous-classes :

- 91 à 94 pour la Gestion Générale ;
- 95 à 99 pour les Activités.

Voici deux exemples de tels mouvements :

1. dépense de gestion générale pour l’achat de fournitures informatiques :
   - sur le compte 514. Banque Postale et par chèque,
   - Débit : 60 €,
   - Tiers : Bureau Tique,
   - Catégorie : 60 Achats (sauf 603) : 6064. Fourniture administratives,
   - Imputation : 91. Gestion Générale,
   - Exercice : 2012,
   - Remarques : Cartouches d’encre ;

   > Figure 19.4: Saisie d’une opération d’achat de cartouches d’encre

2. dépense pour l’achat de boisson pour la manifestation Activité 2 :
   - sur le compte 514. Banque Postale et par chèque,
   - Débit : 300 €,
   - Tiers : Truc Enplume,
   - Catégorie : 60. Achats (sauf 603) : 6070. Achats de marchandises,
   - Imputation : 96. Manifestation : 962. Activité 2,
   - Exercice : 2012,
   - Remarques : Achat de boissons.

> Figure 19.5: Saisie d’une opération d’achat de boissons pour la manifestation Activité 2

Vous pourrez en tirer des états plus ou moins détaillés, à vous de les créer suivant vos besoins, par exemple :

> Figure 19.6: État détaillé des dépenses analytiques de Gestion générale et Activités

### 19.3.5 Travaux de fin d’exercice

En fin d’exercice, un certain nombre d’opérations doivent être comptabilisées ; voici quelques exemples :

#### Dépréciation des biens immobilisés

Constatez la dépréciation des biens immobilisés dont l’association ou la petite entreprise est propriétaire ; par exemple pour l’amortissement d’un ordinateur de bureau acheté 500 euros sur 5 ans :

1. créez le compte 28183. Amortissement matériel de bureau et informatique ;
2. sur ce compte ;
3. Débit : 100 € (correspondant à 500/5) ;
4. Tiers : Amortissement matériel informatique ;
5. Catégorie : 681. Dotation aux amortissements - Charges d’exploitation.

Vous devrez comptabiliser cette opération chaque année pendant 5 ans. Si vous avez acheté le bien en cours d’année, vous devrez faire un calcul au prorata temporis pour la 1ère année.

#### Comptabilisation des stocks

1. annulation du stock initial (stock à la fin de l’exercice précédent) :
   - créez le compte 370. Stock de marchandises,
   - sur ce compte,
   - Débit : montant du stock initial,
   - Tiers : Annulation stock initial,
   - Catégorie : 6037. Variation de stocks de marchandises ;
2. enregistrement du stock final :
   - sur le compte 370. Stock de marchandises,
   - Crédit : montant du stock final (suivant inventaire),
   - Tiers : Enregistrement stock final,
   - Catégorie : 6037. Variation de stocks de marchandises.

Note : pour tout ce qui concerne les écritures de régularisation de fin d’exercice (charges à payer, charges constatées d’avance, etc.), qui assurent le respect de l’indépendance des exercices, consultez la documentation comptable mentionnée dans la section 19.1, Introduction à la comptabilité d’association.

### 19.3.6 Documents de synthèse

Lors de la clôture d’un exercice, vous devez créer un certain nombre d’états. En particulier, trois états doivent être obligatoirement présentés lors de l’assemblée générale de l’association, qui est en charge d’approuver les comptes de l’exercice ; ce sont :

- la Situation patrimoniale (Bilan) en fin d’exercice, présentée selon deux colonnes, Actif et Passif ;
- les Produits et Charges (Résultat) de l’exercice, qui est un résumé des mouvements Charges, enregistrés dans les comptes de classe 6, et des mouvements Produits, enregistrés dans les comptes de classe 7 ;
- la Comptabilité Analytique, qui est une synthèse des Produits et Charges par nature, enregistrés dans les comptes de classe 9, si cette fonction est tenue dans la comptabilité.

Note : pour «Produits et Charges », on parle très fréquemment dans les associations de «Dépenses et Recettes » ; comme vous ne pouvez savoir si les documents comptables devront un jour être approuvés par un Commissaire aux comptes ou être présentés à une administration, il est conseillé d’anticiper cela, donc d’utiliser tout de suite le terme Produits et Charges, et ceci dès la création d’une comptabilité d’association.

Par ailleurs, Grisbi permet de créer des états préparatoires synthétiques de toutes sortes ; pour cela, consultez les chapitres :

- 20, États ;
- 21, Création d’un état.

### 19.3.7 Paramétrage des états synthétiques de clôture d’un exercice

Pour configurer chacun des trois états, suivez la procédure de création à partir de la section 21.1, Choix du modèle de l’état de départ. Ajustez, dans la fenêtre de création/modification des états, les paramètres communs et les paramètres spécifiques à cet état, comme indiqué ci-dessous ; une fois chaque configuration terminée et validée, l’état concerné apparaîtra sous l’onglet États du panneau de navigation de Grisbi.

#### Paramètres communs à ces trois états :

- Dates :
  - cochez Utiliser les exercices,

    Note : pour pouvoir utiliser des exercices, il faut que ceux-ci soient configurés dans le menu Édition - Préférences (voir la section 15.2, Mise en place des exercices).

  - cochez Détailler les exercices utilisés,
  - sélectionnez l’exercice voulu dans la liste juste en-dessous ;
- Virements : cochez Inclure les virements de ou vers les comptes et choisissez Sélectionner tout ;
- Comptes : choisissez Sélectionner tout ;
- Tiers : choisissez Sélectionner tout ;
- Catégories : choisissez Sélectionner tout ;
- Imputations budgétaires : choisissez Sélectionner tout ;
- Modes de règlement : choisissez Sélectionner tout ;
- Divers : cochez Sélectionner toutes les opérations.

#### Paramètres pour l’état Situation patrimoniale (Bilan) :

- Groupement des données :
  - cochez Regrouper les opérations par compte,
  - dans le tableau, faites monter le libellé Compte en tête ;
- Séparation des données : ne rien cocher ;
- Généralités :
  - Nom de l’état : saisissez un nom, sachant que cet état correspond au bilan au jj/mm/aa ;
- Titres : dans la zone Comptes, cocher Afficher le nom du compte et Afficher un sous-total lors d’un changement de compte ;
- Opérations : ne pas cocher Afficher les opérations.

#### Paramètres pour l’état Produits et Charges de l’exercice (Résultat) :

- Groupement des données :
  - cochez Regrouper les opérations par catégorie,
  - dans le tableau, faites monter le libellé Catégorie en tête ;
- Séparation des données : cochez Séparer les revenus et les dépenses ;
- Généralités :
  - Nom de l’état : saisissez un nom, par exemple «Revenus et dépenses de l’exercice xxxx » ou, de préférence, «Produits et Charges de l’exercice xxxx » ;
- Titres : dans la zone Catégories, cochez toutes les cinq cases ;
- Opérations : ne pas cocher Afficher les opérations.

#### Paramètres pour l’état Comptabilité Analytique :

- Groupement des données :
  - cochez Regrouper les opérations par imputation budgétaire,
  - dans le tableau, faites monter le libellé Imputation budgétaire en tête ;
- Séparation des données : ne rien cocher ;
- Généralités :
  - Nom de l’état : saisissez un nom, par exemple «Comptabilité analytique exercice xxxx » ;
- Titres : dans la zone Imputations budgétaires, cochez les quatre premières cases, mais pas la case Afficher «Pas de sous-imputation si absente».

### 19.3.8 Clôture d’un exercice

Grisbi ne dispose pas de la fonction de clôture automatique en fin d’exercice comptable. Cela ne doit pas empêcher le respect des règles du PCG (Plan Comptable Général) Art. 441/12, ce qui peut sembler un peu fastidieux, mais cela ne se produit qu’une fois par an… Les sections suivantes indiquent comment procéder :

#### Solde des comptes de produits et charges, Résultat et Bilan :

Pour solder les comptes de produits et charges, il faut les virer au compte 12. Résultat ; procédez comme suit :

1. imprimez l’état Produits et Charges de l’exercice afin d’obtenir le solde de chaque compte des classes 6 et 7 (au besoin, voir la section 19.3.7, Paramétrage des états synthétiques de clôture d’un exercice) ;

   > Figure 19.7: État Produits et Charges de l’exercice (Résultat)

2. faites un virement de tous les comptes de charges au compte 12. Résultat :
   - sur le compte 12. Résultat,
   - Crédit : somme des soldes des comptes de la classe 6 (charges),
   - Tiers : Virement des comptes de charges à Résultat,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler le solde de tous les comptes de la classe 6 (charges) ;
3. faites un virement de tous les comptes de produits au compte 12. Résultat :
   - sur le compte 12. Résultat,
   - Débit : somme des soldes des comptes de la classe 7 (produits),
   - Tiers : Virement des comptes de produits à Résultat,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler le solde de tous les comptes de la classe 7 (produits) ;
4. constatez le solde du compte 12. Résultat ;

   > Figure 19.8: Clôture des comptes de produits et charges et détermination du résultat de l’exercice

5. vérifiez que les soldes des comptes de produits et charges sont égaux à zéro à la fin de l’exercice et que tout est regroupé dans le compte 12. Résultat ; le solde du compte Résultat représente le bénéfice ou les pertes de l’exercice ;
6. imprimez enfin le bilan de l’exercice.

> Figure 19.9: État Situation patrimoniale (Bilan)

#### Clôture et réouverture des comptes :

Ces écritures permettent le report des soldes des comptes de bilan sur l’exercice suivant (À nouveau).

1. clôture des comptes d’actif :
   - sur le compte 891. Bilan de clôture,
   - Crédit : somme des comptes d’actif (ils apparaissent en positif sur l’état «Situation patrimoniale »),
   - Tiers : Clôture des comptes d’actif,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler les soldes de tous les comptes d’actif ;
2. clôture des comptes de passif :
   - sur le compte 891. Bilan de clôture,
   - Date : date de fin d’exercice,
   - Débit : somme des soldes des comptes de passif (ils apparaissent en négatif sur l’état «Situation patrimoniale »),
   - Tiers : Clôture comptes de passif,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler les soldes de tous les comptes de passif ;

   > Figure 19.10: Clôture des comptes d’actif et de passif

3. réouverture des comptes d’actif au début de l’exercice suivant :
   - sur le compte 890. Bilan d’ouverture,
   - Débit : somme des soldes des comptes d’actif (ils apparaissent en positif),
   - Tiers : Ouverture des comptes d’actif,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler les soldes de tous les comptes d’actif ;
4. réouverture des comptes de passif au début de l’exercice suivant :
   - sur le compte 890. Bilan d’ouverture,
   - Date : date de début de l’exercice suivant,
   - Crédit : somme des soldes des comptes de passif,
   - Tiers : Ouverture des comptes de passif,
   - Catégorie : Opération ventilée : ventiler les soldes de tous les comptes de passif ;
5. vous pourrez alors archiver les opérations de l’exercice passé, qui restent consultables, mais qui ne devront jamais plus être modifiées, pour assurer l’intangibilité et l’irréversibilité des informations.

> Figure 19.11: Réouverture des comptes d’actif et de passif

Attention : Grisbi ne dispose pas de la fonction de clôture automatique en fin d’exercice comptable ; la conservation intégrale de vos données après la clôture d’un exercice n’est donc pas totalement assurée, car vous pourriez encore les modifier par inadvertance; il vous appartient de veiller à la pérennité de vos données, par exemple en faisant une copie de sauvegarde de votre fichier de comptes à la date de la fin de cet exercice.

## 19.4 Réponses aux exercices

##### Exercice 1 : Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu’on ne lui rembourse que 150 euros. Comment enregistrez-vous cela ?

Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 euros, l’opération d’achat avait été passée en opération ventilée (voir la section 19.2.2, Deuxième cas de figure) :

1. achat de 10 bouteilles à l’association par Hector Boyau :
   - sur le compte d’avances ;
   - Crédit : 30 euros ;
   - Tiers : Hector Boyau ;
   - Catégorie : Virement : Pinard en bouteilles ;
   - Remarques : Achat de 10 bouteilles par Hector Boyau.
2. remboursement à Hector Boyau :
   - sur le compte bancaire ;
   - Débit : 150 euros ;
   - Tiers : Remboursement Hector Boyau ;
   - Catégorie : Virement : compte d’avances ;
   - Remarques : Remboursement des 50 bouteilles à Hector Boyau.

##### Exercice 2 : Comment comptabiliser une vente à crédit ? Trois écritures sont nécessaires :

1. vente à crédit (flux économique) :
   - sur le compte 411. Clients,
   - Crédit : 80 €,
   - Tiers : numéro de facture et nom du client,
   - Catégorie : 707. Ventes de marchandises (par exemple)
2. réception du chèque (flux financier) :
   - sur le compte 5112. Chèques à encaisser,
   - Crédit : 80 €,
   - Tiers : nom du client,
   - Catégorie : Virement : 411. Clients ;
3. remise des chèques des clients à la banque :
   - sur le compte 512. Compte bancaire,
   - Crédit : 80 € (ou plus, avec éventuellement d’autres chèques),
   - Tiers : Bordereau de remise n° xxxx,
   - Catégorie : Virement 5112. Chèques à encaisser ;